Czym są e-doręczenia?
e-doręczenia stanowią cyfrową formę komunikacji obywateli oraz przedsiębiorców z administracją publiczną jako odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Korzystanie z e-doręczeń przez obywateli nie jest obowiązkowe. Korzyści wynikające z zastosowania tej formy komunikacji to przede wszystkim możliwość jednoznacznej identyfikacji nadawcy i odbiorcy oraz zapewnienie poufności przesyłanych informacji. Dodatkowo gwarantuje ona autentyczność i integralność danych, umożliwiając szybki dostęp do wiarygodnych dowodów wysyłki i odbioru. Dzięki temu można również uzyskać informacje o dokładnej dacie i godzinie nadania oraz odbioru korespondencji, a także w krótkim czasie ustalić adres przeznaczony do e-doręczeń.
Podstawa prawna
e-doręczenia uregulowane zostały przede wszystkich w dwóch aktach prawnych tj. w ustawie z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1045) i aktach wykonawczych do przedmiotowej ustawy oraz w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (rozporządzenie eIDAS) (Dz. U. UE. L. z 2014 r. Nr 257, str. 73).
W dniu 21 listopada 2024 r. Prezydent podpisał Ustawę o zmianie ustawy o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2024 poz. 1841), która miała na wprowadzenie dodatkowego okresu przejściowego – do dnia 31 grudnia 2025 r., tak aby podmioty obowiązane do stosowania e-doręczeń mogły stopniowo dostosować się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji. Co ważne, w okresie przejściowym obowiązuje równoważność doręczania korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego, ePUAP oraz innych systemów dziedzinowych z e-doręczeniami.
Kogo obowiązkowo dotyczą e-doręczenia?
Poza podmiotami publicznymi (urzędami, gminami itd.) zgodnie z art. 9 Ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest obowiązany:
- adwokat wykonujący zawód;
- radca prawny wykonujący zawód;
- doradca podatkowy wykonujący zawód;
- doradca restrukturyzacyjny wykonujący zawód;
- rzecznik patentowy wykonujący zawód;
- notariusz wykonujący zawód;
- podmiot niepubliczny wpisany do rejestru przedsiębiorców, o którym mowa w art. 1 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2022 r. poz. 1683 i 2436);
- podmiot niepubliczny wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, o której mowa w art. 2 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy (Dz. U. z 2022 r. poz. 541).
W świetle powyższego wynika, że każdy przedsiębiorca, czy to prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, czy prowadzący działalność w formie spółki handlowej musi posiadać adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych, powiązany z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
Powyższy obowiązek dotyczy także stowarzyszeń, fundacji, które są wpisane do KRS.
Czym jest baza adresów elektronicznych i jak powstaje adres do doręczeń elektronicznych?
Baza adresów elektronicznych (w skrócie BAE) prowadzona jest przez ministra właściwego do spraw informatyzacji. Baza ta gromadzi adresy do doręczeń elektronicznych, które są wiarygodne, ponieważ podczas wnioskowania o adres do e-doręczeń weryfikuje się tożsamość właściciela adresu. Zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje na podstawie wniosku lub automatycznie po otrzymaniu przez ministra właściwego do spraw informatyzacji za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o którym mowa w art. 3a ust. 1 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym albo w art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy, danych przekazanych w związku z wnioskiem o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego albo do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Wniosek można złożyć elektronicznie za pośrednictwem strony internetowej Biznes.gov.pl.
Do kiedy trzeba wdrożyć nowe obowiązki ustawowe?
Krajowy System Doręczeń Elektronicznych został wprowadzony z dniem 1 stycznia 2025 roku, niemniej jednak termin na wdrożenie e-doręczeń przez przedsiębiorców zależy od daty rejestracji przedsiębiorstwa w CEIDG lub KRS. Firmy, które będą rejestrować działalność w CEIDG lub KRS od 1 stycznia 2025 roku, założą skrzynki do e-Doręczeń podczas rejestracji. Firmy, które zarejestrowały działalność w CEIDG do 31 grudnia 2024 roku, zobowiązane są do wdrożenia e-doręczeń od 1 października 2026 roku. Z kolei firmy, które zarejestrowały działalność w KRS przed dniem 1 stycznia 2025 roku, zobowiązane są posiadać adres do e-doręczeń od dnia 1 kwietnia 2025 roku.
Opublikowano 5.01.2025 r.
